Quanto mais ferramentas…

comunicacao

 

Geralmente, quando usamos a palavra “tecnologia”, o complemento mais comum é “da informação”. Nunca antes tivemos tantas ferramentas e recursos disponíveis de forma tão fácil e barata. Os problemas de comunicação foram resolvidos, certo?

 

 

Errado!

Você sabe trocar um pneu? Ou um filtro de óleo? Mas é tão simples, as ferramentas são tão baratas, podem ser compradas em qualquer lugar! Pois é… o acesso às ferramentas certas não garante que você vai saber como usá-las, ou que vai fazer o serviço de forma correta. E assim como não se deve usar um alicate para bater um prego, ou uma chave de fenda para quebrar concreto, é importante usar as ferramentas certas.

Então, vamos lá – considere as ferramentas mais comuns de comunicação, e como você pode tirar o máximo proveito de cada uma:

Quando é melhor usar:

E-mail

Use para “oficializar” o que já foi combinado/resolvido, para evitar esquecimento e/ou mal-entendidos. Mas atenção: é muito comum usar e-mail para estabelecer normas, padrões, procedimentos internos da Empresa. Só que isso traz uma série de problemas:

  • É difícil de encontrar no dia-a-dia, então acaba não sendo seguido;
  • Quando o procedimento é alterado, as duas (ou mais) versões ficam “circulando” juntas, o que pode causar uma bela confusão…;
  • Se alguém responde ao e-mail com comentários, os leitores podem ficar confusos, sem saber qual é a instrução que está valendo.

Lembre que no caso de e-mails:

  • Não há como garantir que o outro lado realmente leia o que você escreveu;
  • É importante que a mensagem seja facilmente encontrada posteriormente – mesmo após muito tempo. Use serviços “online” – Gmail, Hotmail, etc. – para facilitar;

Em resumo, pode-se dizer que e-mail serve para “colocar a culpa em alguém”…

social media background with icons and laptop

Mensagens (WhatsApp, Hangouts, etc.):

 

  • Via de regra, permitem resposta mais rápida do que o e-mail, mas não tão rápida quanto o telefone;
  • As mensagens ficam guardadas, embora não com tanta segurança;
  • Alguns sistemas informam se o outro lado leu a mensagem, mas não há como garantir uma resposta instantânea;

Telefone:

  • Quando você precisa de uma resposta urgente;
  • Negociações, resolução de conflitos (em alguns casos, talvez seja necessário tratar pessoalmente…);
  • “Desembaraçar” assuntos (se precisa de mais do que dois e-mails, use o telefone!);
  • Sem necessidade de comprovação ou resgate posterior (se precisar, oficialize por e-mail).

Etiqueta

  • SE VOCÊ USAR MAIÚSCULAS, QUER DIZER QUE ESTÁ GRITANDO! Cuidado com isso…
  • No e-mail: “Para” é quem de fato precisa fazer alguma coisa a respeito, “Cc” é para quem só precisa saber mas não precisa fazer nada, “Cco” (cópia oculta) é quando você quer que alguém fique sabendo do assunto em segredo (sem que outros saibam que ele recebeu a mensagem)
  • Não use “Responder para todos” automaticamente – apenas se for realmente necessário que todos continuem acompanhando o assunto;
  • Se for urgente, ligue para a outra pessoa logo após enviar a mensagem, para verificar se ela já recebeu;
  • Não trate de vários assuntos na mesma mensagem – respostas “cruzadas” podem gerar mal-entendidos;
  • No caso de e-mails, sua assinatura deve ser simples, mas com os dados de contato necessários (telefone, por exemplo);
  • Cuidado com a pressa: esquecer de enviar anexos, erros de ortografia ou erro no destinatário são fáceis de corrigir, mas fica muito feio se enviar assim…

Num post futuro vamos falar sobre outros aspectos da boa comunicação: Como reunir e apresentar ideias, estrutura de mensagens escritas, etiqueta de linguagem… fique ligado, e curta nossa página para não perder!

Um abraço,

Equipe Trilia

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