Como trabalhar para um chefe desorganizado

clipboard02

 

Todo mundo precisa “apagar um incêndio” de vez em quando – especialmente quem é gestor. Mas trabalhar com um chefe que é sempre desorganizado pode dar nos nervos – e prejudicar bastante a produtividade do ambiente.

Você sente que está “patinando” sem sair do lugar? A informação não vem, ou vem errada; as metas não são cumpridas, ou não são claras. Em pouco tempo, todo o seu time pode desmoronar. É possível trabalhar desse jeito?

 

Os tipos de chefe

Um dos sintomas da desorganização é o perdido. Esse chefe nunca encontra o que precisa – gasta um tempão procurando chaves, e-mails, arquivos, etc. Daí gasta mais tempo e energia fazendo tudo de novo. Esse é o chefe que tem 12.657 e-mails não lidos, e uma mesa que ninguém sabe a cor do tampo, de tanta papelada em cima. Você fica com medo de entregar as coisas para o chefe, porque já sabe que vão ser perdidas ou esquecidas – isso se você não acabar levando a culpa… Daí a equipe toda precisa se mexer para encontrar – e onde fica o tempo para produzir alguma coisa de verdade?

O chefe-improviso não planeja – ele reage na hora, conforme os problemas surgem, mas deste jeito não se resolve nada em definitivo. A cada novo problema, é necessário procurar uma nova solução, porque os processos nunca são padronizados e melhorados – todo mundo está sempre “apagando incêndios”.

O terceiro tipo de chefe é o que “não larga o osso” – ele não delega. Ele pode achar que está protegendo o time, ou que só ele faz as coisas direito, ou simplesmente não consegue enxergar como colocar outros no processo. Mas o resultado é sempre o mesmo: o chefe é o “gargalo” que tranca tudo. A falta de respostas, de desafios, e a sensação de incompetência provoca uma profunda frustração na equipe.

Por último, o medroso – ele não decide, não progride. Só toma decisões quando forçado, daí muda de posiçãoe se você tentar fazer as coisas andarem, ele desautoriza. Você acaba num “limbo”, e finalmente desiste – para quê investir tempo e energia se depois vai mudar tudo, de qualquer forma?

Como lidar com isso?

download

Foque no positivo. Pode ser que seu chefe não seja organizado, mas ele pode ser muito bom em atender clientes, ou pode ser muito bom com novas ideias, ou com relacionamento que pode ajudar você, ou é fácil de lidar e aceitar mudanças. Se você começar focando nos aspectos positivos, vai ser mais fácil lidar com os desafios da desorganização.

Escreva tudo. Alguns gestores conseguem organizar melhor as ideias lendo ou escrevendo as respostas. Tente colocar suas ideias em e-mails, deixando bem claro o que você quer que seu chefe faça. Não escreva demais, nem deixe as coisas vagas, senão a situação vai ficar ainda pior.

Priorize. Comece a conversa com os itens mais importantes – se o assunto desviar, você ainda terá produzido alguma coisa. Nunca jogue coisas demais num chefe desorganizado, e mencione pessoalmente e por escrito os próximos itens que precisam ser tratados – assim você vai estar protegido.

Faça parte da solução. Analise onde a desorganização do chefe mais atrapalha você, e pense em como ajudar a melhorar. Por exemplo: se o seu chefe não responde seus e-mails, e depois diz que não recebeu, peça confirmação de recebimento logo após enviar, e inclua nos e-mails um pedido específico de dia e hora em que você precisa da resposta. Se o prazo não for cumprido, acompanhe de perto.

Simplifique. Se você tornar as coisas fáceis, vai ajudar seu chefe e você mesmo – simples ésimplifiy sempre melhor. Não complique as informações – você não vai querer mais confusão na cabela do seu chefe.

Trabalhe em equipe. Forme pequenos times com seus colegas, para conseguir cumprir prazos e metas. Diga a seu chefe que você poderia formar uma equipe para ajudar num dos projetos grandes, para simplificar o trabalho dele. Além de diminuir o stress do chefe, você vai mostrar que tem liderança. Pode demorar para ganhar a confiança dele, mas o esforço certamente vale a pena.

Antes de delegar, explique. Nunca siga ordens confusas sem pensar – você só vai distribuir a confusão para sua própria equipe. Se o seu chefe der duas prioridades ao mesmo tempo, não leve isso direto para a equipe, mas pergunte a ele: “O pessoal está trabalhando para entregar o projeto XYZ às 17h00 – você quer cancelar isso?”

Seu chefe é seu cliente. Mantenha o respeito, e saiba gerenciar as interações – crie lembretes, etiquetas, listas para acompanhar os itens que você deixou com o chefe, para que nada desapareça. Guarde originais de tudo.

Gerencie as interrupções. Programe reuniões, ao invés de entrar na sala do chefe cada vez que precisar de alguma coisa. Seu chefe vai estar melhor preparado e menos distraído. Se ele tiver uma secretária, combine com ela para evitar interrupções. Se for o caso, tente fazer a reunião num local separado, para evitar a “fila” de colegas que querem tratar alguma coisa com o chefe. Quando for necessário, faça a reunião na sua sala, ao invés de usar a sala do chefe.

Ofereça ajuda. Se você sabe de um projeto que está para chegar e não foi considerado, reserve tempo para conversar com o chefe e ver como você pode ajudar. Pergunte o que precisa ser feito. Peça para cuidar de algumas partes do projeto, e toque essas para a frente, mantendo seu chefe informado.

Planeje. Antes de reuniões importantes, peça ao chefe para lhe dizer três pontos importantes que ele quer tratar, e prepare uma agenda com antecedência. Revise a agenda com o chefe e peça a opinião dele. Se você convocou a reunião, comece definindo o objetivo. Se começarem a surgir assuntos paralelos, diga algo como “Essa ideia vai ser muito boa na fase seguinte, que é o ponto 4 da agenda”, ou algo assim.

Resuma. Aprenda a preparar um resumo executivo e não divague, em reuniões ou e-mails. Gente desorganizada não consegue “digerir” muita coisa de uma vez sóimages, e isso não tem nada a ver com inteligência.

Planeje seu dia. Se o chefe sempre vem pedir ajuda para encontrar alguma coisa, ou para apagar algum incêndio, reserve tempo durante o dia para essas interrupções – assim a crise do seu chefe não vai passar para você.

Ajude nas descrições de função. Se os papéis de cada funcionário forem bem definidos, vai ser mais fácil de executar as tarefas, sem caos e brigas por território. O pior que pode acontecer é você ouvir um “não, obrigado”, e o melhor é que você vai impedir que a desorganização do chefe se espalhe e crie confusão e conflitos.

Enfrente seu chefe – mas com cuidado. Fale com ele sobre os problemas logo que possível – não espere até quase explodir. Explique o impacto da desorganização  – nesta ordem: no trabalho, na Empresa, na equipe e no próprio chefe. Desta forma, o impacto não será tão pessoal.

Se a conversa direta não resolver, e a Empresa der abertura, fale com alguém mais acima. Aplique o adágio “é melhor pedir perdão que permissão” – especialmente porque a permissão provavelmente não seria dada…

Traga ferramentas. Software de gestão de projetos, agendas eletrônicas, fluxogramas, etc. podem ajudar a alertar seu chefe a eventos futuros. Talvez você possa até sugerir uma ou duas ações mais específicas, como um coachingde produtividade.

Escute. Mostre empatia, e ofereça um ponto de vista objetivo. Você pode se tornar um confidente indispensável, e isso vai facilitar sua vida no trabalho. Se o seu chefe desabafar com um “listão” de problemas, você pode dizer “é um bocado de coisas – e parece que o XYZ é o pior de todos”, ou então “parece que o XYZ pode esperar até a semana que vem, a não ser que a Fulana lhe ajude”, ou ainda “Quem sabe eu posso ajudar no XYZ, que é a prioridade mais alta”.

Você com certeza pode ajudar muito, sendo proativo e ajudando seu chefe a ver as ramificações negativas de um time desorganizado. Se você conseguir mostrar a seu chefe as vantagens, provavelmente vai conseguir ajudá-lo a alterar sua forma de trabalhar. E conforme surgirem bons resultados, ele vai ficar mais convencido da importância de planejamento e organização.

 

Traduzido e adaptado do original em inglês “17 Tips for Working With a Disorganized Boss

Gostou do artigo? Quer mais informações?

Conheça nossos cursos

Curta nossa página no Facebook

Precisa de ajuda mais específica? Entre em contato!

contribua com um comentário

Que tal um belo desconto nos cursos da trilia?
Responda o formulário

Workshop de Angular

Receba mais informações e participe deste evento!
ENVIAR
close-link